Heures supplémentaires effectuées par le salarié : comment les prouver?

Le salarié qui s'investit dans son travail et qui entend terminer les tâches quotidiennes qui lui sont confiées avant de quitter son poste le soir peut être amené à effectuer de bonne grâce des heures supplémentaires, sans en demander le paiement dans l'immédiat à son employeur.

Pour de multiples raisons, souvent liées à des évènements totalement inattendus et indépendants de la volonté de l'employeur et du salarié (difficultés économiques de l'entreprise justifiant un licenciement ou une modification du contrat de travail, maladie ou difficultés financières du salarié par exemple), la relation peut devenir très conflictuelle.

Le salarié réagira en demandant soudainement le paiement des heures supplémentaires qu'il a effectuées et qui ne lui ont été réglées que partiellement ou pas du tout. L'employeur de son côté répondra soit qu'il n'a pas demandé au salarié d'effectuer des heures supplémentaires soit que le salarié n'en rapporte pas la preuve.

Comment prouver l'existence et le nombre d'heures supplémentaires effectuées? 

Maître Patricia GRANGE, avocat en droit du travail au barreau de Carcassonne vous éclaire sur cette question épineuse et récurrente.

Que dit la loi et la jurisprudence en la matière ?

L’article L.3171-2 du code du travail dispose :

 Lorsque tous les salariés occupés dans un service ou un atelier ne travaillent pas selon le même horaire collectif, l'employeur établit les documents nécessaires au décompte de la durée de travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective, pour chacun des salariés concernés….. », décompte qu’il doit tenir à la disposition de l’inspection du travail.

L’article L.3171-4, al. 1 et 2 du code du travail dispose : 

« En cas de litige relatif à l'existence ou au nombre d'heures de travail accomplies, l'employeur fournit au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié.

Au vu de ces éléments et de ceux fournis par le salarié à l'appui de sa demande, le juge forme sa conviction après avoir ordonné, en cas de besoin, toutes les mesures d'instruction qu'il estime utiles ».

A qui revient la charge de la preuve?

Le salarié et l’employeur ont tous deux la charge de la preuve :

- Le salarié doit fournir des éléments suffisamment précis pour que le Juge puisse constater que l'employeur avait bien connaissance du fait que le salarié effectuait des heures supplémentaires (notamment parce qu'il en a fait la demande). Il doit être en mesure de les quantifier précisément  pour permettre à l’employeur de répondre ; 

 - L’employeur doit, à partir des éléments produits par le salarié, être en mesure de les contester en produisant ses propres éléments de contrôle de la durée de travail (notamment les documents nécessaires au décompte de la durée de travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective, pour chacun des salariés concernés visés à l’article  L.3171-2 du code du travail).

La Cour de Cassation sanctionne systématiquement les décisions qui reviennent à mettre la charge de la preuve uniquement sur le salarié en matière d’heures supplémentaires. 

Il suffit donc que le salarié présente des éléments suffisamment précis pour que l’employeur puisse y répondre notamment en produisant des éléments de contrôle de la durée du travail. A défaut, le décompte du salarié est retenu.

Concrètement pour le salarié, quels documents produire devant la juridiction prud'hommale pour prouver non seulement l'existence mais également le nombre d'heures supplémentaires effectuées?

Maître Patricia GRANGE, avocat au barreau de Carcassonne vous conseille en priorité de noter chaque jour sur un calendrier ou sur un agenda, l'heure précise de votre prise de poste et de départ de l'entreprise, ainsi que vos horaires réels de pause, même en l'absence de conflit.

Ce moyen de preuve devra être retenu par la juridiction saisie (Conseil de prud'hommes, Cour d'Appel, Cour de cassation)  sauf preuve contraire produite par l'employeur.

Il pourra également s'agir d'un récapitulatif établi par le salarié, jour par jour des horaires qu'il a effectués.

Notamment, pour un expert-sécurité (Cass. Soc. 28 septembre 2022 n°21-13496), la cour de cassation a cassé la cour d’appel qui avait jugé  :

-que les courriels qu’il produisait, envoyés tôt le matin ou tard le soir n’avaient pas pour objectif d’obtenir un travail immédiat de sa part mais uniquement de le prévenir des rendez-vous convenus ;

-que les attestations produites d’où se déduisaient que les clients pouvaient prendre rendez-vous de 9h à 21h du lundi au samedi voir le dimanche ne constituaient pas des éléments suffisamment précis sur les heures effectuées,

- que le tableau récapitulatif d’heures supplémentaires produit n’apparaissait pas crédible car il ne permettait pas de connaître le détail d’heures que le salarié avait effectivement réalisé.

Pour un Rédacteur Graphiste Journaliste (Cass. Soc.16 novembre 2022 n°21-16 073), la cour de cassation a cassé la cour d’appel qui avait jugé  : 

-que le tableau analytique ne démontre pas qu’il a travaillé durant ses temps de pause repas ;
-que la société communique une attestation de plusieurs de ses collègues qui contestent que le salarié ne travaillait pas pendant ses pauses repas.

Quelle incidence sur les indemnités dues au salarié en cas de licenciement ?

En cas de saisine du Conseil des Prud'hommes (notamment pour contester le solde de tout compte, les indemnités réglées par l'employeur,  le caractère réel et sérieux du licenciement et les dommages et intérêts et indemnités subséquentes), la moyenne mensuelle des sommes dues au titre des heures supplémentaires seront intégrées à la moyenne des salaires effectivement perçus. 

Les indemnités seront donc beaucoup plus conséquentes.

Un dernier conseil. Attention au délai de prescription!

L'action en paiement des rappels de salaire et donc des heures supplémentaires se prescrit par 3 ans à compter du jour où celui qui l'exerce a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d'exercer cette action. La plupart du temps ce sera donc lors de la remise du bulletin de paie et/ou du paiement.

Et seule une action judiciaire ou une reconnaissance explicite de l'employeur peut interrompre de délai.

En conclusion  :

Les bons comptes font les bons amis ; Ils font aussi les bons employeurs et les bons salariés qui ont chacun intérêt à échanger sur ce point en toute transparence.

Vous ne savez pas comment aborder cette question des heures supplémentaires avec votre employeur avant l'expiration du délai de prescription de 3 ans.

Je peux vous conseiller et/ou contacter votre employeur dans le cadre d'une démarche amiable. Je peux préserver vos droits en saisissant le conseil de prud'hommes ou vous fournir tous les conseils vous permettant d'exercer seul cette action.

Je vous reçois dans mon cabinet situé 2 rue de Verdun à Carcassonne sur rendez-vous.